補助金に採択されたらすぐ発注？交付決定前に確認する3つのこと
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補助金の採択通知が届いた。うれしくて、前から見積もりを取っていた機材をすぐ注文したくなる。でも、通知を読み返すと「交付決定」という言葉も出てくる。ここで一度、発注ボタンの前に手を止めましょう。
採択されたことと、対象経費をいつから発注できるかは、同じ確認ではありません。補助金ごとの公募要領や交付規程を読み、交付決定日と事業実施期間を照合するのが先です。
採択通知と交付決定通知を見分ける
採択は申請が選ばれたことを知らせる段階で、交付決定は補助金の交付対象として事業を進めるための正式な決定です。経済産業省は補助事業事務処理マニュアルを、交付決定後に補助事業を開始するとき確認する基本事項として掲載しています。
通知書に書かれた日付だけで自己判断せず、公募要領の「交付決定前の発注・契約」「事業期間」「事前着手」の項目を確認します。例外手続きが認められる補助金もあり得るため、採択通知が来たからすべて同じ扱いとは考えないでください。
見積もり・契約・発注のどこが対象期間か照合する
事業者が迷いやすいのは「見積もりを取る」「注文書を出す」「契約を結ぶ」「代金を払う」の境目です。補助金の要領では、交付決定前の発注や契約が対象外となる例がありますが、対象になる条件や事前着手の可否は制度ごとに違います。事務局のFAQも含め、該当する制度の最新資料に沿って確認しましょう。
書類を日付順に並べ、見積日、交付決定日、発注日、納品日、支払日を一枚に書き出します。判断が曖昧なら発注先に先に進めてもらうのではなく、補助金事務局へ該当する条項と予定日を添えて問い合わせます。返答は記録に残し、口頭確認だけで進めないようにします。
発注後も証拠書類をひとまとめにする
中小企業庁のミラサポplusは、補助金の対象経費に関する領収書や証拠書類を、事業終了後も保管する必要性を案内しています。何を、いつまで、どの形式で保存するかは制度ごとの規程を優先し、見積・発注・納品・請求・支払いの資料を取引単位で残します。
ファイルは整理を助ける道具です。原本の保存方法や電子帳簿の扱いを置き換えるものではありません。案件名と年度を表紙に書き、ポケットごとに書類の種類を決める。書類が届くたびに入れる場所を迷わない仕組みを作れば、実績報告の直前にメールや机を掘り返す負担を減らせます。
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